各单位：
在学院主办或承办大型国际会议，是指在我校举办的，与会者来自三个或三个以上的国家或地区（不包括港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，且议题为国际性议题。其中，与会者有来自港、澳、台地区的，需先行申报（详见公文通“有关各单位主办或承办涉港澳台活动的申请须知”https://www1.szu.edu.cn/board/view.asp?id=404123）。申报手续如下：
一、校内申报
主办或承办单位须于会前六个月以上向学校提交审批申请（OA系统），详细说明举办会议的时间、名称、规模、目的及意义；经费来源及使用安排；参会的国（境）外人士的名单及简要背景资料（附件1-4，内容须为中文，机构及学校名称等除外）；国际会议简介及相关内容科普；以及主办方简介。参会学者来自港澳台地区的，须提供该名学者的个人简历及来深详细行程。如我校为承办方需提供主办单位委托函，经国际交流与合作部审核后报校领导审批。
所需材料清单如下：
1.大型涉外活动申报表（附件1）
2.国(境)外参会学者名单（附件2）
3.会议日程（附件3）
4.会议简介（附件4）
5.经费预算表（附件5）
6.主办、承办方简介（附件6）
7.在深举办国际会议申报表（附件7）
8.报深圳市政府审批的请示（内容包括：会议的主办方/承办方、时间、地点、会议主题及简介、会议的意义及影响、参会人数、国外参会人数、港澳台参会人数、经费预算及来源）（附件8）
报送OA的同时，请将以上材料发送至张老师邮箱，以便及时核查:yyzhang@szu.edu.cn
二、上级主管部门审批
待校内审批通过后，由国际交流与合作部负责向上级（市、省）主管部门报批，报批所需材料：申请报告、会议日程、国（境）外参会学者名单、经费预算表等。由于批复时间需六个月以上，请各申报单位提早备好相关材料。
三、办理与会者来华手续
会议批件下达后，国际交流与合作部将及时通知主办或承办单位。主办或承办单位向参会外籍人士发出正式邀请以便其办理来华签证手续。
四、会议筹办
主办或承办单位需严格按照学校和上级主管部门批文要求进行会议筹办，厉行节约、从简办会。
五、会后总结
国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主（承）办单位负责。会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档。会议结束后，主办或承办单位应在一个月内将《国际会议总结报表》（附件9）报送国际交流与合作部备案。
国际交流与合作部
联系人:张译尹 86932202
